اکثر ما فکر می‌کنیم در طول روز زمان کافی نداریم، با وجود اینکه همه ما در طول شبانه‌روز 24 ساعت زمان داریم. چرا برخی از مردم به موفقیت بیشتری نسبت به سایرین دست می‌یابند؟ پاسخ در مدیریت زمان مناسب نهفته است. ترديدي نيست كه يكي از دلايل موفقيت انسان‌ها مديريت زمان صحيح و كارآمد آنهاست. با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان در این بخش، می‌توانید توانایی خود را برای عملکرد مؤثرتر بهبود ببخشید، حتی مواقعی که زمان کم و فشار کاری زیاد است. مدیریت زمان مناسب نیازمند این است که به جای فعالیت، بر روی نتایج متمرکز شوید و بدانید که فعال بودن به معنای کارآمد بودن نیست. به برنامه‌ریزی براي تقسیم زمان بین فعالیت‌های مشخص مدیریت زمان گفته می‌شود. مدیریت زمان خوب سبب می‌شود هوشمندانه‌تر- نه سخت‌تر- کار کنید و همچنین در مدت زمان کمتر، کار بیشتری انجام شود؛ حتی با وجود زمان محدود و فشارهای کاری بالا. عدم مدیریت زمان موجب پایین آمدن بازده کاری و افزایش استرس می‌شود. وقتی در طول روز برای انجام کارهای‌تان آشفته هستید، اغلب بازده کمتری از فعالیت‌های‌تان حاصل می‌شود، به این دلیل که بر روی چندین کار مختلف تمرکز می‌کنید. منظور از مدیریت زمان این است زمانی که صرف انجام فعالیت‌های معینی می‌کنید را برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کنید. ممکن است فکر کنید به جای اینکه وقت گرانبهای‌تان را صرف انجام کارهای‌تان کنید به یادگیری مدیریت زمان اختصاص دهید، اما یادگیری مدیریت زمان فواید بی‌شماری برایتان خواهد داشت. از جمله آنها می‌توان به این موارد اشاره کرد: فعالیت بیشتر و نتیجه بهتر، اعتبار شغلی بالاتر، کاهش استرس، فرصت پیشرفت بیشتر، فرصت بیشتر برای دستیابی به اهداف مهم شغلی و شخصي در زندگی. مدیریت زمان ناکارآمد نیز می‌تواند نتایج نامطلوبی به همراه داشته باشد. از جمله آنها عبارتند از: انجام ندادن کار در زمان تعیین شده، بازده کاری پایین، کاهش کیفیت کار، فرصت‌های شغلی نامناسب، متوقف شدن کار و افزایش استرس.
اگر زمان کوتاهی را برای یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان اختصاص دهید، مزیت‌های بسیار زیادی در حال حاضر و نیز در طول دوره شغلی‌تان خواهد داشت. یکی از مؤثرترین مهارت‌های زندگی، داشتن یک مدیریت زمان قدرتمند و کارآمد است. اگر زمان‌تان را به درستی مدیریت نکنید راهی برای رسیدن به اهداف شغلی و زندگی‌تان وجود نخواهد داشت. مطمئناً ممکن است کمی پیشرفت کنید اما اگر زمان را جدی نگیرید، مدیریت زمان کار بسیار مشکلی خواهد بود. افرادی که با از دست دادن زمان بسیار کمی نتوانستند کار خود را به اتمام برسانند، به خوبی می‌دانند دستیابی به اهداف چقدر می‌تواند سخت باشد حتی اهداف ساده‌تر.
حقیقت این است که زمان یکسان‌ترین دارایی در زندگی همه انسان‌هاست. صرف نظر از سن، درآمد، جنسیت، نژاد و مذهب و اینکه چه کسی هستید، زمان شما با سایر افراد یکسان است. چه ثروتمند و چه فقیر باشید به یک اندازه زمان دارید. مسئله این نیست که چقدر زمان دارید بلکه این است که چطور زمان‌تان را به نحو مؤثری مدیریت کنید. بنابراین اگر در رسیدن به اهداف‌تان مصمم هستید، نه‌تنها نیاز است که آنها را در مسیر صحیح قرار دهید بلکه باید عادات بد خود را نیز ترک کنید و از پرداختن به موضوعاتی که شما را از رسیدن به اهداف‌تان دور می‌کند اجتناب کنید. لازم است هر چیزی که سبب اتلاف وقت شما می‌شود در حاشیه قرار گیرد. اگر می‌خواهید جزو 92 درصد از افرادی نباشید که موفق نشدند به اهداف بلندمدت‌شان دست پیدا کنند، لازم است دقت کنید که چطور از زمان‌تان استفاده می‌کنید. هماهنگی یک کلید مهم است. اگر زندگی شما فاقد هماهنگی باشد استرس خواهید داشت. حتی اگر بتوانید وظایف‌تان را به طور مؤثری اداره کنید. بدون هماهنگی مناسب سرانجام به نقطه شکست خود می‌رسید. بنابراین مهم است که سیستمی به کار بگیرید که نه‌تنها در انجام وظایف‌تان به شما کمک کند، بلکه زمان‌بندی زندگی شخصی و خانوادگی‌تان را نیز اولویت‌بندی کند. فراموش نکنید کارهایی از قبیل پیاده‌روی در پارک، گوش دادن به موسیقی مورد علاقه، نقاشی کردن و یا به یک قرار ملاقات رفتن و... را نیز انجام دهید. اهمیت انجام دادن این قبیل کارها مهم‌تر از آن است که فکر می‌کنید. انجام دادن این موارد باعث می‌شود به تعادل برسید. زندگی کوتاه است. بنابراین این کارها را در مسیر اهداف بزرگ‌تر نادیده نگیرید. 14 نکته بسیار مهم که در اینجا ذکر شده به شما کمک خواهد کرد تا کارهای‌تان را به نحوی بهتر و منظم‌تر انجام دهید.
1- اهداف‌تان را به درستی مشخص کنید
روش‌های درست و نادرستی برای تعیین اهداف وجود دارد. اگر اهداف‌تان را به درستی مشخص نکنید، از رسیدن به اهداف حقیقی‌تان بی‌بهره خواهید ماند و از مسیر اصلی دور خواهید شد. در عوض اگر تعیین اهداف به درستی صورت بگیرد، هیچ حد و مرزی برای دستیابی به آنها وجود نخواهد داشت. روشی هوشیارانه برای تعیین اهداف‌تان به کار ببرید که به شما در رسیدن به مقصدتان یاری دهد. زمانی که اهداف‌تان را به درستی تعیین کنید، مطمئن باشید که قدرت بزرگی برای رسیدن به آنها خواهید داشت.
2- سیستم مدیریت زمان چهاربخشی را به‌کار بگیرید
یکی از نکات مربوط به مدیریت زمان این است که یک سیستم مدیریت زمان مناسب بیابید و به آن عمل کنید. یکی از کارآمدترین این سیستم‌ها «سیستم مدیریت زمان چهار بخشی» نامیده می‌شود. این سیستم فعالیت‌های شما را بر اساس اهمیت و ضرورت‌شان به چهار بخش تقسیم می‌کند. مواردی که مهم هستند و مواردی که ضروری هستند، مواردی هم مهم و هم ضروری هستند، مواردی که هیچ‌کدام از این شرایط را نداشته باشند. فعالیت‌هایی که هیچ‌یک از این شرایط را نداشته باشند (بخش چهار) جزو مواردی هستند که باید کنار گذاشته شوند، اما باید بر روی آن دسته از فعالیت‌هایی که مهم هستند اما ضروری نیستند (بخش دو) تمرکز کنید.
3- هفت روز متوالی زمان‌تان را بررسی کنید
هفت روز متوالی ارزیابی کنید که زمان‌تان را چطور صرف می‌کنید؟ چه کاری انجام می‌دهید؟ و آن را در یک دفتر و یا گوشی‌تان یادداشت کنید. زمان‌ها را به صورت نیم و یا یک ساعته در جدولی دسته‌بندی کنید و در ستون مربوط به هر ساعت یادداشت کنید که چه کاری انجام دادید؟ آیا زمان‌تان را تلف کردید؟ و یا از آن خوب استفاده کردید؟ اگر از سیستم چهار بخشی استفاده می‌کنید مشخص کنید کاری که انجام داده‌اید جزو کدام بخش است. پس از هفت روز همه اعدادی را که یادداشت کردید محاسبه کنید. متوجه خواهید شد که بیشترین زمان را کجا و صرف کدام بخش کردید؟ و از دیدن نتایج حیرت‌زده خواهید شد.
4- صبح‌ها را به انجام مهم‌ترین وظایف‌تان اختصاص دهید
مارک تواین می‌گوید: «اگر کار شما این است که هر روز یک قورباغه بخورید، بهتر است اولین کاری باشد که در آغاز روز انجام می‌دهید و اگر کار شما خوردن دو قورباغه در روز است، بهترین کار این است که قورباغه بزرگ‌تر را اول بخورید.» منظور او از این حرف چیست؟ بزرگ‌ترین وظایف‌تان را که مهم‌ترین وظایف روزانه شما به شمار می‌روند، صبح‌ها انجام دهید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا وظایف باقی‌مانده خود را با توان بیشتر و به آسانی در طول روز انجام دهید.
5- از قانون 80-20 پیروی کنید
یکی دیگر از بهترین نکات مربوط به مدیریت زمان استفاده کردن از قانون 80-20 است که «اصل پارتو» نیز نامیده می‌شود. این قانون بیان می‌کند که 20 درصد نتایج از 80 درصد کارها ناشی می‌شود. در مورد بخش فروش به این معناست که 80 درصد نتایج حاصل از فروش از 20 درصد مشتریان به دست می‌آید. چطور از آن استفاده کنید؟ 20 درصد تلاش‌هایی که باعث 80 درصد نتایج می‌شوند را شناسایی کنید. می‌توانید این کار را با ترفندها و تجزیه و تحلیل بسیار دقیق انجام دهید.
6- عادات «سنگ پایه» را به زندگی‌تان القا کنید
چارلز دوهینگ به طور گسترده در مورد عادات سنگ پایه در کتاب خود با عنوان «قدرت عادت» نوشته است. در معماری، سنگ پایه، سنگی است که همه سنگ‌های دیگر را سر جای خود نگه می‌دارد. به طور مثال می‌توان گفت عادات سنگ پایه کمک می‌کنند که نه‌تنها سایر عادات خوب‌تان را به‌کار بگیرید بلکه عادات بدتان را نیز کنار بگذارید. با استفاده از عادات سنگ پایه می‌توانید عادات خود را پرورش داده و بسیار راحت‌تر زمان خود را مدیریت کنید.
7- عادات بد را کنار بگذارید
یکی از اصلی‌ترین عوامل اتلاف وقت، عادات بد است. عادات بد اعم از تماشای تلویزیون، بیش از حد استفاده کردن از شبکه‌های اجتماعی، بازی‌های رایانه‌ای، دائماً بیرون رفتن با دوستان و...، زمانی را که باید صرف کارهای مهم‌تان کنید از شما می‌گیرد. اگر در رسیدن به اهداف بزرگ زندگی‌تان مصمم هستید، با کنار گذاشتن عادات بد از زمان‌تان به نحو احسن استفاده کنید.
8- حین کار استراحت کنید
بر اساس مطالعات، پس از 52 دقیقه کار نیاز است تا 17 دقیقه استراحت کنید. ممکن است سرگرمی خاصی برای این زمان نداشته باشید، ولی باز هم در طول زمان کار کردن، چندین بار استراحت کنید. اگر یک کارآفرین هستید و شغل آزاد دارید، رعایت کردن این نکته بسیار مهم است، چراکه در غیر این صورت به راحتی از کوره درمی‌روید و عصبانی می‌شوید. با چندین بار استراحت حین کار شرایط جسمی، احساسی و ذهنی خود را در بهترین حالت حفظ کنید.
9- هر روز صبح ورزش کنید
شاید نتوانید تصور کنید که ورزش کردن چقدر به مدیریت زمان بهتر کمک خواهد کرد. مدیتیشن و ورزش روزانه صبحگاهی باعث تعادل شما می‌شود. با این کار سموم فکری و جسمی را از بین ببرید. با جدیت این کار را ادامه دهید تا شاهد تغییرات اساسی در انرژی، توان و تمرکز ذهنی‌تان باشید.
10- هر شب فهرستی از کارهای روز بعدتان را تهیه کنید
هر شب قبل از رفتن به رختخواب کارهای روز بعدتان را یادداشت کنید. به اهداف خود بیندیشید و فکر کنید که چطور می‌توانید به آنها نزدیک‌تر شوید. رسیدن به اهداف یک‌شبه اتفاق نمی‌افتد بلکه مستلزم زمان است. با تهیه این فهرست به طور مؤثری اهداف روزانه‌تان را تعیین می‌کنید. اهداف روزانه راحت‌تر به دست می‌آیند و در عین حال به شما برای رسیدن به اهداف بلندمدت و بزرگ‌تر کمک خواهد کرد که با تهیه این فهرست اتفاق خواهد افتاد.
11- وقتی احساس بی‌انگیزگی می‌کنید به دنبال منابع انگیزشی بگردید
مواقعی که احساس بی‌انگیزگی می‌کنید به سایت‌ها و منابع انگیزشی سر بزنید. زمانی که شور و اشتیاق درونی‌تان از بین می‌رود، ماندن در مسیر اصلی و ادامه دادن آن کار دشواری است. با متمرکز شدن روی موضوعات انگیزشی و همچنین پیدا کردن و صحبت کردن با افرادی که به اهداف بزرگ دست یافتند، راهی برای بازگرداندن انگیزه‌تان پیدا کنید.
12- مشاور و راهنما برای خود پیدا کنید
داشتن یک مشاور بسیار مهم است. وقتی کسی نباشد که راهنمایی‌تان کند به آسانی از هدف خود منصرف می‌شوید اما زمانی که به شخصی باتجربه اعتماد کنید که شما را در رسیدن به اهداف‌تان یاری کند، ماندن در مسیر اهداف‌تان آسان‌تر خواهد شد. یک مشاور خوب بیابید که بتواند شما را در مسیر اهداف‌تان یاری کند.
13- زنگ هشدار نرم‌افزارهای شبکه اجتماعی را در حالت سکوت قرار دهید
زنگ هشدار پشت سر هم نرم‌افزارهای شبکه‌های اجتماعی نه‌تنها به زمان‌تان کمکی نمی‌کنند بلکه قطعاً به شما ضرر می‌رسانند. بنابراین آن را در حالت ساکت قرار دهید. لزومی ندارد هر لحظه از همه اتفاقاتی که برای دوستان‌تان می‌افتد باخبر شوید. آرامش ذهنی و متمرکز شدن بر روی کارهاي‌تان مهم‌تر است.
14- محیط پیرامون خود را نظم ببخشید
مطالعات نشان می‌دهند بی‌نظمی محیط اطراف باعث از بین رفتن تمرکز ما می‌شود. وقتی تمرکز را از دست بدهید، زمان نیز از دست می‌رود و اگر می‌خواهید مانع از دست رفتن زمان‌تان شوید محیط اطراف‌تان را مرتب کنید و نظم ببخشید. لازم نیست که یک‌باره همه جا را مرتب کنید، بلکه کم‌کم این کار را انجام دهید. مثلاً امروز یک کشو، فردا قفسه، روز بعد کمد. هر روز یک قسمت را مرتب کنید. به این شکل کارهای‌تان سریع‌تر انجام می‌شود و نهایتاً شما تبدیل به یک مبارز منظم خواهید شد.
منبع: www.mindtools.com
